Les 7 questions les plus fréquentes sur la signature électronique

La signature électronique s’impose de plus en plus, surtout dans le monde des affaires. De plus en plus de personnes connaissent donc le concept, son fonctionnement et ses avantages. Malgré cela SignHere, nous recevons encore quotidiennement des questions à ce sujet. Pour notre blog, nous avons sélectionné les sept questions les plus fréquemment posées.

SignHere by Isabel Group

1. Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique vous permet de signer des documents ou des fichiers électroniques d’une manière juridiquement valable. Mais une signature électronique n’est pas l’autre. Certaines variantes ne sont guère plus qu’une signature numérisée (pensez à un simple scan ou à la photo d’une signature manuscrite). D’autres constituent vraiment l’équivalent électronique complet d’une signature manuscrite. Elles respectent les lois et règlements les plus stricts et garantissent les plus hauts niveaux de sécurité. SignHere ne propose que cette dernière catégorie de signature électronique.

2. Quelles sont les variantes de la signature électronique ?

Le règlement européen eIDAS (services d’identification, d’authentification et de confiance électroniques) crée un cadre juridique régissant l’utilisation des signatures électroniques. L’UE y distingue trois variantes, qui se différencient par leur degré de sécurité variable, le degré de garantie de l’intégrité des documents et la possibilité d’identifier le signataire.

La variante la plus facilement accessible est la signature électronique simple. Il peut s’agir, par exemple, de la signature au bas d’un mail ou de la numérisation d’une signature manuscrite. Il faut savoir que cette variante offre moins de certitude quant à l’identité réelle du signataire, et que l’intégrité des documents signés est également moins garantie.

SignHere ne propose que des signatures électroniques juridiquement contraignantes, comme la signature électronique avancée (Advanced Electronic Signature – AES) et la signature électronique qualifiée (Qualified Electronic Signature – QES). Cette dernière offre le plus haut niveau de sécurité et est juridiquement irréfutable ; elle est donc équivalente à une signature manuelle. L’intégrité du document et l’identité de la personne sont irréfutables.

La signature électronique avancée garantit également l’intégrité du document et a une certaine valeur juridique probante. Mais elle ne constitue pas automatiquement une alternative juridiquement valable à la signature manuscrite.

Lors du choix de la variante la plus appropriée, il faut, en fin de compte, trouver le juste équilibre entre la convivialité et le niveau de risque. Pour des documents présentant un niveau de risque élevé, une signature électronique qualifiée est dans tous les cas recommandée.

3. Y a-t-il des types de documents spécifiques qu’on ne peut pas signer électroniquement ?

La plupart des documents relatifs à la gestion d’actifs peuvent être signés électroniquement. Mais les documents cadastraux, les procurations permanentes d’avocats et les testaments, par exemple, sont encore souvent considérés comme inadaptés à la signature électronique.

L’évaluation dépend également dans une large mesure des réglementations locales. Par exemple, les contrats de travail dans certains pays de l’Union européenne exigent une signature qualifiée. Il faut aussi tenir compte de différences par secteur dans certains cas.

4. Ai-je besoin de matériel ou de logiciels supplémentaires pour signer des documents par voie électronique ?

Pour créer une signature électronique avancée, une souris ou un pavé tactile suffisent. Pour créer une signature électronique qualifiée, vous avez besoin d’un équipement qualifié, comme un lecteur de carte à puce. Un exemple bien connu est le lecteur de carte d’identité électronique belge (eID) qui permet de signer un document à l’aide de votre carte d’identité électronique.

L’envoi ou la réception d’un document pour signature se fait généralement par un mail avec un lien hypertexte. Vous pouvez ensuite ouvrir ce lien à l’aide d’un simple navigateur installé sur n’importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile standard. Lors de la première utilisation, une petite extension est ajoutée au navigateur. Aucune mise à jour ni aucun pilote de gestion n’est installé. SignHere ne doit pas nécessairement être installé sur l’appareil.

5. Comment transférer des documents pour les faire signer électroniquement ?

Pour permettre à une personne de signer un document par voie électronique, vous devez lui fournir un lien unique. Dès que le destinataire clique sur ce lien, une session s’ouvre dans son navigateur et il peut alors exécuter le processus de création d’une signature électronique.

Il y a plusieurs façons de guider ce signataire vers son lien unique. Vous pouvez par exemple lui envoyer ce lien par mail, de préférence sous la forme d’un bouton HTML pratique et attrayant. Une autre option consiste à diriger le signataire vers le portail de votre entreprise ou le portail client et à présenter le lien sous la forme d’un simple bouton de signature.

6. Si une personne utilise une signature électronique, toutes les parties concernées doivent-elles signer électroniquement ?

Ce n’est pas une exigence stricte, mais nous le recommandons vivement. En effet, si toutes les parties concernées signent un document par voie électronique, il est beaucoup plus facile de numériser et d’automatiser des flux entiers de documents, ce qui, in fine, améliore aussi vos processus internes.

7. En quoi la crise du coronavirus affecte-t-elle l’acceptation des signatures électroniques ?

Selon notre expérience, la consommation mensuelle de signatures électroniques a considérablement augmenté. Lorsque les organisations ont été plus ou moins obligées de travailler à distance, la signature électronique est devenue la nouvelle norme. En outre, la plupart des organisations ne considèrent pas ce changement comme une tendance temporaire : la numérisation s’est structurellement accélérée.

Certaines organisations ont néanmoins eu recours à une solution provisoire et s’appuient encore aujourd’hui sur des méthodes apparemment plus simples, telles que la numérisation et l’envoi par mail de signatures manuscrites. D’un point de vue technique, il s’agit bien d’une signature électronique, mais d’un point de vue sécuritaire et réglementaire, ce type de signature est très précaire. Il serait préférable d’opter pour des mesures structurelles : cette approche est à la fois plus sûre et plus pérenne.

 

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