Supposons que vous deviez traiter une opération de rachat international soumise à des délais stricts, où les différentes parties se trouvent à des endroits différents. Supposons en outre que l’une des parties concernées soit une société cotée en bourse et que le moment où la transaction sera exécutée doive tenir compte de la fermeture des bourses. Il s’agit là de défis particuliers qui créent une forte pression (supplémentaire). Une vraie course contre la montre pour que tous les documents nécessaires soient prêts à être signés à temps. Et puis la signature doit encore avoir lieu… Ce défi, les avocats impliqués dans des fusions et acquisitions le connaissent bien. Recueillir les signatures nécessaires n’est pas facile, pas plus que dans d’autres dossiers juridiques. Heureusement, les avocats de ConSenso n’ont désormais plus de soucis à se faire. Grâce à SignHere. C’est ce qu’affirme Michiel Valkeners, avocat spécialisé en droit des sociétés et associé chez ConSenso.
ConSenso est un cabinet d’avocats ayant des bureaux à Genk et à Tongres. Il emploie une trentaine d’avocats spécialisés dans différents domaines et assistés d’une dizaine de membres du personnel administratif.
Comme de nombreux cabinets d’avocats, ConSenso produit beaucoup de documents nécessitant des signatures. “Il est difficile de donner un chiffre, mais cela ne surprendra personne qu’un dossier juridique implique beaucoup de paperasse”, explique M. Valkeners.
Nombre de ces documents requièrent des signatures ou un paraphe sur chaque page. Un défi ! “Il n’est pas toujours facile de recueillir toutes les signatures et tous les paraphes, surtout dans les dossiers complexes où de nombreux documents, et donc de nombreuses pages, doivent être signés par différentes parties”, explique M. Valkeners.
Le cabinet cherchait donc depuis un certain temps une solution qui lui permettrait de signer efficacement les documents. La recherche a pris de l’ampleur au début de la crise du Covid lorsque les réunions physiques n’étaient plus possibles, ce qui rendait encore plus difficile la signature (simultanée) de tous les documents.
“Nous avons examiné plusieurs outils, mais SignHere s’est imposé à nous”, souligne M. Valkeners. “Certains outils, par exemple, ne fonctionnent qu’avec la signature par carte d’identité électronique, mais tout le monde n’a pas un lecteur de carte à portée de main. Certainement pas lorsqu’on travaille à domicile. D’autres outils ne vont pas plus loin qu’une simple signature électronique, mais ils n’ont pas la même portée juridique qu’une signature qualifiée. Chez SignHere, nous n’avons pas ces limitations. En fait, SignHere offre toutes les options, de sorte que nous pouvons choisir la méthode de signature qui convient le mieux à un document particulier.”
Ce n’est pas la seule raison pour laquelle ConSenso a choisi SignHere. La qualité du service s’est également avérée être un facteur décisif. “Lors de notre recherche de l’outil idéal, l’équipe de SignHere s’est distinguée par sa rapidité d’action. Après le premier contact, nous avons rapidement eu une réunion de lancement, où on nous a immédiatement expliqué les possibilités de la plateforme. Après cela, nous avons reçu une réponse rapide à toutes nos questions”, déclare M. Valkeners. “Cette preuve de professionnalisme et de flexibilité, ainsi que le fait que nous pouvons contacter leur service d’assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en cas de questions, nous ont donné la confiance nécessaire pour choisir SignHere.”
SignHere a déjà amplement prouvé sa valeur ajoutée à ConSenso. Pas seulement dans le cas d’un rachat international évoqué dans l’introduction. Il a également fait ses preuves dans tous les autres cas examinés quotidiennement. “C’est aussi tellement simple et convivial. D’un simple geste, vous pouvez signer toutes les pages d’un document en une seule fois”, déclare M. Valkeners avec confiance.
Entre-temps, SignHere s’est fermement implanté au sein du cabinet d’avocats. L’outil est utilisé quotidiennement pour faire signer toutes sortes de documents, atteste M. Valkeners. “Des contrats d’achat et de vente aux procès-verbaux d’assemblées générales, il ne se passe pas un jour sans que nous utilisions la plateforme SignHere. Nous l’utilisons même pour faire signer nos conventions d’honoraires par le client. Et les contrats avec de nouveaux collègues ou stagiaires passent également par SignHere. L’outil est très facile à utiliser. Tout est explicite. C’est génial de travailler avec lui. Nos clients sont d’ailleurs du même avis.
Michiel Valkeners ‐ AssociéC’est aussi tellement simple et convivial. D’une simple action, vous pouvez signer toutes les pages d’un document en une seule fois.
