De elektronische handtekening raakt steeds beter ingeburgerd, zeker in de bedrijfswereld. Daardoor zijn ook steeds meer mensen vertrouwd met het concept, de werking en de voordelen ervan. Dat neemt niet weg dat we bij SignHere nog dagelijks vragen over dat onderwerp voorgeschoteld krijgen. Voor onze blog selecteerden we de zeven meestgestelde vragen.
Met een elektronische handtekening kunt u elektronische documenten of bestanden ondertekenen op een manier die rechtsgeldig is. Daarbij is de ene elektronische handtekening weliswaar de andere niet. Sommige varianten zijn weinig meer dan een gedigitaliseerde handtekening (denk aan een eenvoudige scan of foto van een handgeschreven handtekening). Andere gelden als het volwaardige elektronische equivalent van een handgeschreven handtekening. Zij voldoen aan de strengste wet- en regelgeving en garanderen de hoogste niveaus van beveiliging. SignHere biedt uitsluitend die laatste categorie van handtekeningen aan.
De Europese eIDAS-verordening (electronic IDentification, Authentication and trust Services) creëert een juridisch kader voor het gebruik van de elektronische handtekening. Daarin maakt de EU een onderscheid tussen drie varianten, met uiteenlopende gradaties op het vlak van beveiliging, de mate waarin ze de integriteit van de documenten garanderen en hun mogelijkheid om de ondertekenaar te identificeren.
De meest laagdrempelige variant is de eenvoudige elektronische handtekening. Dat kan bijvoorbeeld de handtekening onderaan een e-mail zijn of een scan van een handgeschreven handtekening. Niet alleen biedt die minder zekerheid over de werkelijke identiteit van de ondertekenaar, ook de integriteit van de ondertekende documenten is minder gegarandeerd.
SignHere biedt uitsluitend legaal bindende elektronische handtekeningen aan, zoals de geavanceerde elektronische handtekening (Advanced Electronic Signature – AES) en de gekwalificeerde elektronische handtekening (Qualified Electronic Signature – QES). Die laatste biedt meteen het hoogste veiligheidsniveau en is juridisch onweerlegbaar en dus evenwaardig aan een manuele handtekening. De integriteit van het document en ook de identiteit van de persoon zijn onomstotelijk vastgesteld.
Ook de geavanceerde elektronische handtekening garandeert de integriteit van het document en bezit een zekere juridische bewijskracht. Maar ze vormt niet automatisch een rechtsgeldig alternatief voor de handgeschreven handtekening.
Bij het kiezen van de meest geschikte variant is het uiteindelijk zaak om de juiste balans te vinden tussen gebruiksgemak en risiconiveau. Voor documenten met een hoog risiconiveau is een gekwalificeerde elektronische handtekening in elk geval aangewezen.
De meeste documenten die relevant zijn binnen vermogensbeheer kunt u elektronisch ondertekenen. Maar kadastrale documenten, blijvende volmachten van advocaten en testamenten, bijvoorbeeld, beschouwt men nog vaak als ongeschikt daarvoor.
Veel hangt ook af van lokale voorschriften. Zo vereisen arbeidsovereenkomsten in sommige landen van de Europese Unie een gekwalificeerde ondertekening. En ten slotte zijn er soms ook verschillen per sector.
Om een geavanceerde elektronische handtekening te zetten, heeft u alleen maar een muis of touchpad nodig. Om een gekwalificeerde elektronische handtekening aan te maken, heeft u ook nog gekwalificeerde apparatuur nodig, zoals een smartcardlezer. Een bekend voorbeeld is de Belgische eID-kaartlezer die het mogelijk maakt om een document te ondertekenen met behulp van uw eID.
Een document ter ondertekening opsturen of ontvangen gebeurt doorgaans via een e-mail met een hyperlink. Via een eenvoudige browser die u op elk standaard desktop- of mobiel apparaat vindt, kunt u die hyperlink vervolgens openen. Bij het eerste gebruik wordt een kleine extensie aan de browser toegevoegd. Er worden geen updates of stuurprogramma’s geïnstalleerd. Ook de installatie van SignHere op het apparaat is niet vereist.
Om iemand in staat te stellen een document elektronisch te ondertekenen, moet u die persoon een unieke link daartoe bezorgen. Zodra de ontvanger erop klikt, opent een sessie in zijn browser en kan hij het proces doorlopen voor het maken van een elektronische handtekening.
Er zijn verschillende manieren om die ondertekenaar naar zijn unieke link te leiden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om die via e-mail naar hem te sturen, bij voorkeur in de vorm van een handige, aantrekkelijke HTML-knop. Een andere optie is om de ondertekenaar naar uw bedrijfs- of klantenportaal te leiden en de link als handtekeningknop te presenteren.
Dat is geen strikte vereiste, maar we raden het toch ten zeerste aan. Als alle betrokken partijen een document elektronisch ondertekenen, is het namelijk een stuk eenvoudiger om volledige documentstromen te digitaliseren en te automatiseren, om zo uiteindelijk uw interne processen te verbeteren.
In onze ervaring is het maandelijkse verbruik van elektronische handtekeningen aanzienlijk toegenomen. Toen organisaties zich min of meer gedwongen zagen om op afstand te werken, groeide elektronisch ondertekenen bij velen uit tot het nieuwe normaal. Daarbij beschouwen de meeste organisaties die omslag niet als een tijdelijke trend: de digitalisering is structureel versneld.
Sommige organisaties namen niettemin hun toevlucht tot een noodoplossing en blijven ook vandaag nog terugvallen op ogenschijnlijk eenvoudigere methoden, zoals het scannen en mailen van handgeschreven handtekeningen. Technisch gezien krijgen ze zo weliswaar een elektronische handtekening, maar vanuit het perspectief van veiligheid en regelgeving is die toch erg zwak. U kan maar beter kiezen voor structurele maatregelen: die aanpak is zowel veiliger als toekomstbestendiger.
Lees de getuigenis door Artes Group