Stel, je hebt een internationale overname gebonden aan strikte deadlines, waarbij de diverse partijen zich op verschillende locaties bevinden. Stel bovendien dat één van de betrokken partijen een beursgenoteerde onderneming betreft, en de timing van de deal relevant is rekening houdend met de sluiting van de beurs. Bijzondere uitdagingen die zorgen voor heel wat (bijkomende) druk nu het vaak een race tegen de klok betreft om alle noodzakelijke documenten tijdig ondertekeningsklaar te krijgen. En dan moet de ondertekening nog gebeuren… Deze uitdaging klinkt heel wat advocaten die met mergers & acquisitions bezig zijn bekend in de oren. De nodige handtekeningen verzamelen is immers niet evident, ook niet in andere juridische dossiers. De advocaten van ConSenso hoeven er echter hun slaap niet meer om te laten. Dankzij SignHere. Dat vertelt Michiel Valkeners, advocaat vennootschapsrecht en vennoot bij ConSenso.
ConSenso is een advocatenkantoor met vestigingen in Genk en Tongeren. Bij het kantoor werken zo’n 30 advocaten in verschillende vakgebieden, bijgestaan door een team van een tiental administratieve medewerkers.
Zoals zoveel advocatenkantoren produceert ConSenso heel wat documenten die de nodige handtekeningen vereisen. “Moeilijk om er een cijfer op te plakken, maar het zal niemand verbazen dat er heel wat papierwerk komt kijken bij een juridisch dossier,” steekt Valkeners van wal.
Heel wat van die documenten vereisen handtekeningen of een paraaf op elke pagina. Een uitdaging. “Het is niet altijd evident om alle handtekeningen en parafen verzameld te krijgen, zeker niet in complexe dossiers waarin er heel wat documenten, en dus ook heel wat pagina’s, door verschillende partijen moeten worden getekend,” aldus Valkeners.
Het kantoor was daarom al een tijdje op zoek naar een oplossing waarmee ze documenten efficiënt kunnen laten ondertekenen. Een zoektocht die in een stroomversnelling kwam toen corona de kop op stak en fysieke bijeenkomsten niet meer mogelijk waren, waardoor het nog uitdagender werd om alle documenten (gelijktijdig) getekend te krijgen.
“We hebben verschillende tools bekeken, maar SignHere stak er voor ons bovenuit,” benadrukt Valkeners. “Sommige tools werken bijvoorbeeld enkel met ondertekening door een elektronische identiteitskaart, maar niet iedereen heeft zomaar een kaartlezer bij de hand. Zeker niet wanneer er van thuis uit wordt gewerkt. Andere tools gaan dan weer niet verder dan de simpele elektronische handtekening, maar die hebben niet dezelfde juridische slagkracht als een gekwalificeerde handtekening. Bij SignHere hebben we die beperkingen niet. Sterker nog, ze bieden alle opties aan, zodat we zelf de ondertekeningsmethode kunnen kiezen die het best bij een bepaald document past.”
Dat was niet de enige reden waarom ConSenso voor SignHere koos. Ook de servicekwaliteit bleek een doorslaggevende factor. “Tijdens onze zoektocht naar de perfecte tool liet het SignHere-team zich onderscheiden door hun snelheid van actie. Na het eerste contact hadden we al snel een kick-off meeting te pakken, waarbij ze ons meteen de mogelijkheden van het platform toelichtten. Nadien kregen we op elke vraag snel een antwoord,” zegt Valkeners. “Die blijk van professionaliteit en flexibiliteit, en het feit dat we 24/7 bij hun helpdesk terecht kunnen voor vragen, gaf ons het vertrouwen om met SignHere in zee te gaan.”
SignHere heeft intussen zijn meerwaarde al ruimschoots bewezen bij ConSenso. Niet alleen in het internationale dossier dat in de inleiding werd aangehaald. Ook in al van andere dossiers die dagelijks de revue passeren. “Het is ook gewoon zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Met één simpele actie onderteken je in één klap alle pagina’s in een document,” zegt Valkeners overtuigd.
Intussen is SignHere al helemaal ingeburgerd binnen het advocatenkantoor. De tool wordt dagelijks gebruikt om allerlei soorten documenten te laten ondertekenen, getuigt Valkeners. “Van koop- en verkoopovereenkomsten tot notulen van algemene vergaderingen, er gaat geen dag voorbij zonder dat we het SignHere-platform gebruiken. We gebruiken het zelfs om onze erelooncontracten door de cliënt te laten ondertekenen. En contracten met nieuwe collega’s of stagiairs passeren ook via SignHere. De tool is dan ook zo eenvoudig in gebruik. Alles wijst zichzelf uit. Heerlijk om mee te werken. Dat vinden trouwens ook onze cliënten.”
Michiel Valkeners ‐ Vennoot bij ConsenSo AdvocatenHet is ook gewoon zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Met één simpele actie onderteken je in één klap alle pagina’s in een document.
